RFC1855 II - Email

Voy a intentar resumir el RFC1855 en la parte que refiere al correo electrónico. Debo aclarar que es mi interpretación y además añado alguna opinión así que en caso de dudas consulta el original. Para acabar de rematarla el RFC habla de "user guidelines", en fin que todo esto se debe entender simplemente como una lista de buenos consejos dirigidos a hacer un buen uso del correo electrónico. Empiezo, y aviso que son unos cuantos:

- Al menos que uses tu propia servicio debes consultar con tu empresa a quién pertenece el correo. En España la doctrina es que el correo es personal (análogo al correo postal) pero en USA resulta que la doctrina es que el correo es de la empresa; y es más la empresa, es responsable de lo que envías así que tiene todo el derecho del mundo a leerlo, archivarlo, analizarlo y tomar medidas según lo que hayas escrito (para que después digan del país de la libertad duradera).

Tanto para la empresa (sea española o americana) como para el empleado tener unas normas de conductas públicas sobre como se usa el correo evita muchos problemas y malentendidos.

En España habría que añadir que la situación es muy compleja porque tanto la LOPD como la LSSI fijan unas condiciones de privacidad y controles muy duros que según la ley son aplicables a cualquier cuenta de correo aunque en la práctica aún no se han puesto a aplicarlas (si fuera así cualquier PYME con Internet podría ser multada).

- Asume que el correo no es seguro. No pongas nada que no pusieras en una tarjeta postal. No sólo porque el correo no tiene ningún tipo de cifrado (que lo puede llegar a tener) sino porque es demasiado fácil reenviarlo y el cotilleo es muy humano. Al final el correo sobre quien se acuesta con quien llegará a alguno de los dos o mejor aún a algún esposo de los anteriores.

- Respeta el copyright. Yo añado que sobran buenas cosas con copyleft que puedes usar sin necesidad de sentirte un delincuente, ya sea música, fotos, iconos, ...

- Si reenvías o respondes a un correo respeta los fragmentos del correo original, no los edites nunca. Eso no quita que puedas eliminar el texto original que no sea aplicable a tu respuesta; es más, es una buena práctica para dejar claro a qué estas respondiendo.

- Nunca reenvíes cadenas de mensajes. La mayoría de mensajes tipo "si lo reenvías a 10 amigos..." suelen ser falsos, engaños, o directamente estafas. Desconfía de alertas como niños perdidos, consulta en google si la información sigue siendo aplicable. Hay alertas de niños perdidos que se siguen reenvíando 5 años después del hecho.

- Piensa bien lo que escribes, nunca se sabe quién lo puede leer. Evita los "flames", un "flame" es un mensaje que se escribe con intención de provocar o enfadar al destinatario, da igual que te hayan provocado primero lo único que vas a conseguir es echar más gasolina. Lo dice uno que tuvo años de incendiar muchas listas y que ahora ha aprendido a esperar 24 horas y relajarse antes de caer en nuevos flames. El RFC viene a decir que hay que ser "liberal" en lo que recibes y "conservativo" en lo que mandas. Yo diría que lo mejor es estar relajado, intentar siempre ser constructivo y evitar mosquear al vecino. La vida es más tranquila y más bonita.

- Comprueba los asuntos, el destinatario del correo, quiénes reciben copia, quiénes reciben copia de forma oculta. El asunto debe decir claramente y brevemente cuál es el objeto del correo. El destinatario claramente es una persona que debe recibir tu mensaje porque va dirigido a él. Si hay copia es porque quieres que otra gente sepa que le has mandado el correo y si hay copia oculta (el destinatario desconoce que hay personas que han recibido copia) pues habrá algún motivo oculto.

A mi no me gusta nada la copia oculta porque muchas veces se usa para hacer "juego sucio" en las empresas (llorar al jefe sobre lo mal que te tratan en otro departamento, que alguien sepa lo mal que te trata tu jefe, calentar a alguien contra alguien, ...).  Aunque estés en el CC o en el BCC piensa que lo normal es que tú no debas responder (no eres el origen ni el destino de la conversación).

Los dos únicos sentidos correctos que se me ocurren para una copia oculta sería porque quieres que alguien sepa que has mandado un mensaje pero que no hace falta que reciba las respuestas que puedan surgir. Por ejemplo, si hay una conversación entre dos directivos de una empresa dónde acuerdan una nueva contratación podrían hacen bcc (copia oculta) a Sistemas. Sistemas no tiene porque participar en la conversación de los directivos, simplemente tiene que activar al usuario.

El otro sentido correcto, y más que necesario en España porque sino te puede caer una multa, es que envías un correo a muchos usuarios distintos y no quieres que cualquiera de ellos pueda acceder a las direcciones de los demás. En España, una dirección de correo es un dato personal y la divulgación de datos personales acarrea multa, da igual que seas particular, hay jurisprudencia.

- Haz que tu mensaje sea fácil de leer. Deja espacio, sé breve e incluye tu información de contacto al final (signatura, nombre, teléfono, email, empresa, pero sin abusar nada de líneas de presuntas normas legales que casi siempre son inaplicables) a veces los "from" se pierden entre tantos reenvíos y programas.

- Vigila a quien incluyes en las copias (y en las copias ocultas). Si la conversación es claramente entre dos personas seguramente no necesitas copias.

- No pidas información por correo que podías conseguir de otras formas más sencillas. Antes de "atacar" a tu  amigo informático piensa que google suele tener el 90% de las respuestas a tus preguntas, otro 9% suele obtenerse de foros, listas de correo, manuales y el otro 1% pues igual sí que te hace falta tu amigo informático pero ante todo piensa que también nos gustaría tener "amigos fontaneros, pintores, electricistas" que tuvieran nuestra misma dedicación por sus amigos y que en todo caso nos gustan los regalos.

- El correo puede recibirse en cualquier parte del mundo y si no te responden al momento igual es porque el destinatario está durmiendo porque en su ciudad es de madrugada. Yo incluso añadiría que deberías pensar que tardar un día en recibir la respuesta no es nada raro ni malo, simplemente es que la gente suele estar ocupada y no puede gastar tanto tiempo en leer y responder correos.

- Verifica las direcciones de correo antes de darle a enviar. Antes de llamar a sistemas porque tu correo no ha sido entregado piensa que a lo mejor te has equivocado en la dirección, casi siempre vas a acertar. Si escribes mucho texto (más de 100 líneas) añade "Largo" al asunto. El correo ha de ser breve y rápido de leer, si no es así, avisa para que se pueda dejar la lectura para el momento adecuado.

- Aprende a usar tu soporte, casi todas las empresas tienen profesionales para facilitar el uso de la Informática, todos los dominios tienen direcciones postmaster@eldominioconelquetienesproblemas.com dónde alguien debería responder. Sigue siendo aplicable lo de hacer un uso "razonable" no movilizar al personal porque has escrito juano.iglesias.

- Intenta ser tolerante y evita sarcasmos o ironías. El correo carece de entonación o gestos, lo que nos parece gracioso puede ser de muy mal gusto al otro lado. Para ese tipo de conversaciones no uses el correo, usa el teléfono o haz una amigable visita. Te ahorrarás muchos malentendidos. Intenta ser claro y usar "decisiones internacionales", cada país tiene la costumbre de usar una moneda distinta, un formato de fecha distinto, ...

- Usa la ortografía, no uses MAYÚSCULAS PORQUE PARECE QUE GRITAS.

- Usa símbolos para dar énfasis, por ejemplo _El Quijote_ Esta es una discursión pendiente, la vieja guardía creemos que el correo ha de ser texto plano y no HTML (eso de usar negritas, colorines y demás) por eso usamos símbolos tan perversos como los asteriscos y los guiones bajos. El desarrollo del correo parece que nos quita la razón y convierte al HTML en el formato por defecto pero bueno, si quieres un buen consejo cuando hables con informáticos de verdad no uses HTML. Si tu empresa te obliga y además te mete un chorizo de esos al final que parece un poema jurídico pues protesta (servirá de poco) y empieza a usar gmail en tu correo personal para conservar cierto "carisma".

- Usa smileys como :-) para indicar el tono de voz. Personalmente, yo no los uso salvo que tenga confianza con el destino, no parecen profesionales.

- Si estás emocionalmente alterado y vas a responder a un correo piensa que mañana puede ser un mejor día para hacerlo. En todo caso, sí aún te empeñas pon una cabecera antes de tu texto que diga "FLAME ON" y otra tras acabar que diga "FLAME OFF". Yo no lo haría, pero bueno a veces hasta Linus se aburre y quiere divertirse un poco calentando al personal.

- No incluyas carácteres de control o no ASCII salvo que uses cabeceras MIME. En cristiano, usa un buen cliente de correo que verifique el RFC 2822, practicamente cualquiera que se haya publicado en los últimos 5 años (no, yo no usaría outlook 2003, pero sí 2007).

- Intenta ser breve, pero conciso. Suele ser malo incluir todo el mensaje original y por desgracia nuestras empresas se empeñan en hacerlo. Es mejor borrar cualquier trozo del mensaje original que no sea aplicable a la respuesta. Marcar los fragmentos originales con símbolos > y responder fragmento a fragmento.

Si vas a copiar el original yo lo pondría abajo de todo, pero te puedes divertir buscando en google "top-posting" y "bottom-posting" y las múltiples razones para hacerlo de una manera u otra. En una lista de informáticos "viejos", ni se te ocurra hacerlo, sigue el RFC. Si lo haces, te tomaran por pardillo y pasarán de ti.

- Limita las líneas a 65 carácteres y acaba con un retorno de carro. Otra vez el debate del texto claro y el HTML, tiene su razón de ser, de verdad, un mensaje en texto claro se lee en cualquier, en HTML a veces no se lee.

- Indica un asunto que refleje el objeto del mensaje. Yo incluso añadiría que los correos casi siempre implican que el destino debe hacer algo a raíz de recibir el mensaje. Así que además de un asunto claro y notorio; incluye al final o al principio del mensaje según tu gusto algo en plan "por todo lo dicho, necesito un ordenador nuevo". Si no lo haces, tus 3-4 páginas que justifican porque el facebook te va lento no nos permitirán saber que es lo que de verdad pretendes.

- No uses signaturas de más de 4 líneas. Si tu empresa te obliga pues por lo menos intenta que tu correo personal salga por otro sitio "libre" como gmail.

- Desconfía de los correos que recibas. Las direcciones de correo se pueden falsificar. Comprueba siempre las cosas a través de otras fuentes o usa el teléfono.

- Si el mensaje es muy importante, puedes responder "brevemente" e indicar que cuando tengas tiempo darás una respuesta definitiva.

- Intenta respetar y conocer a tus destinatarios. Lo que parece normal para unos, no lo es para otros. Evita jergas o tecnicismos.

- No envíes correos ni adjuntos largos. Ahora con cuentas de correo de Gigabytes puede parecer innecesario pero cualquiera que sepa algo de Internet te dirá que hay mejoras formas de compartir videos que enviarlos como adjuntos.

- No envíes correo no solicitado (spam) es delito y gasta recursos.

- Reenvia correos de una forma razonable, no crees círculos de copias sucesivas que malgastan recursos.